Ivan Kroshnyi: Robert bot
  • RU
  • EN

Дорожная карта проекта: виды, правила построения и советы

Дорожная карта проекта ― это инструмент структуризации и визуализации проекта. С ее помощью команда будет постоянно держать в фокусе цели. Очень важно, чтобы команда, руководители и проджект-менеджеры двигались в одном направлении и имели четкое и единое представление о продукте / услуге.

В этой статье разберем, что такое дорожная карта, какие бывают виды, что в нее входит. Какие ошибки допускают при составлении дорожной карты и как их избежать.

Дорожная карта проекта и дорожная карта бизнеса: одно и то же? 

Дорожная карта бизнеса и дорожная карта проекта ― это два разных инструмента. Задача первого ― задать ориентиры развития целой компании (группы компаний). Карта проекта ― это документ, регламентирующий ведение определенного проекта (часто ― продукта/услуги)

Дорожная карта бизнесаДорожная карта проекта
Срок составления1-5 летЗависит от срока жизни проекта
ОтветственныйРуководитель компании, топ-менеджментРуководитель проекта, проджект-менеджмент
ЦельЗадать вектор создания и развития компании: план, структура, проработка продуктов, зоны ответственности, планирование и т.д.Визуализировать этапы разработки и запуска проекта
Составные частиВсе, что включает в себя жизнидеятельность компании: от финансового планирования до масштабированияЭтапы проекта + бэклог

Это, конечно, не все отличия. Но одни из основных, которые позволяют понять разницу в подходах и целях. О дорожной карте бизнеса у меня также есть статья. И если вас интересует именно она, жмите на ссылку ― Дорожная карта бизнеса: правила создания и реализации.

Если же вы хотите получить не просто информацию о том, что такое дорожная карта бизнеса, но научиться ее составлять так, чтобы учесть все важные аспекты, чтобы проработать важные моменты, приглашаю на курс «Дорожная карта бизнеса». О чем пойдет речь на курсе, вы можете посмотреть здесь Курс «Дорожная карта бизнеса».

Хочу на курс

Типы дорожных карт: какая карта нужна именно вам

Желающих получить шаблон дорожной карты, вынужден разочаровать. Единого шаблона, который бы подошел под все проекты, не существует. Дорожные карты зависят от типа продукта и от отдела, который их составляет.

Давайте разберем, какие карты бывают:

• Карта продукта / услуги. Это стратегия, этапы создания, внедрения или масштабирования / совершенствования продукта или услуги.  Ее задача ― показать ориентир для команды, что надо сделать для выполнения поставленных целей.

• Карта IT-продукта. В ней идет речь об этапах развития и прокачки программных продуктов: что есть сейчас и что нужно сделать, чтобы прийти к цели.

• Карта отдела маркетинга. Я бы назвал это картой продвижения продукта. Какие инструменты задействует отдел маркетинга для достижения тех или иных целей: привлечения лидов, работы с брендом и т.д. Может быть отдельная карта на продукт. Может быть общая карта для отдела

МОЙ ОПЫТ. Я рекомендовал бы на каждый продукт составлять отдельную карту. Во-первых, разные продукты требуют разных подходов к продвижению и под них ставятся разные цели. Во-вторых, разные карты упрощают работу с бэклогом.

• Карта отдела продаж. Показывает цели для менеджеров. Отдел маркетинга и отдел продаж должны работать в одной связке, и их цели должны быть взаимосвязаны. Нельзя поставить «продажникам» в качестве цели 1000 клиентов, а отделу маркетинга 5000 лидов, если конверсия составляет 5%.

• Карта для отдела кадров (HR). Эта карта помогает отслеживать потребность в новых сотрудниках. А также помогает составлять план для различных активностей, направленных на усиление лояльности к компании со стороны сотрудников.

МОЙ ОПЫТ. В группе компаний, соучредителем которой я являюсь, HR-департамент выполняет две основные задачи. Первая ― поиск новых работников. Вторая ― создание комфортных условий для работы сотрудников. Эта задача включает реализацию различных мероприятий по организации досуга, тимбилдинг, курсы повышения квалификации и т.д. И карта этого отдела отражает данные два направления.

Также дорожные карты могут делиться в зависимости от целей ее составления. Тут я бы выделил как минимум два варианта.

• Для внутреннего использования. Эта карта составляется для команды, чтобы сотрудники понимали цель проекта и этапы его реализации.

• Для инвесторов и партнеров. Эта карта создается для демонстрации перспектив проекта. И главная цель такой карты ― показать, что проект выгоден, он рабочий и он принесет доход. То же самое и с картой бизнеса: для внутреннего использования и для партнеров.

В чем разница между этими двумя картами.

• Во-первых, карта для сотрудника может быть более детализирована и включать в себя больше этапов.

• Во-вторых, в карте для партнеров может быть указана как расходная, так и прибыльная часть.

МОЙ ОПЫТ. Инвестиционный фонд Flexible Investment Solutions, совладельцем которого я являюсь, ведет проекты связанные с недвижимостью в Чехии. Для привлечения инвесторов мы разработали карту проекта, которая есть на сайте. Карта показывает цели и перспективы проекта, финансовый план и график работ. То, что будет интересно инвесторам, чтобы принять решение о выгодах проекта. В карте для внутреннего использования будет больше этапов реализации проекта, финансовый план будет переориентирован в более детальное бюджетирование, также будут указаны юридические и маркетинговые инструменты работы с этим проектом. Другими словами ― внутренняя кухня, которая не интересна инвесторам, но без которой команда не получит понимания о том, что это за проект, что он принесет и как он будет реализован.

Дорожная карта и бэклог: в чем разница и сходство

Я уже упоминал бэклог. Давайте разбирать, что это. Дорожная карта проекта и бэклог ― это инструменты декомпозиции, задача которых задать вектор для команды и разбить на этапы глобальную цель в виде проекта.

Чем похожи эти инструменты:

• Декомпозиция. Как я уже отметил, они разбивают продукт на составляющие.

• Время. И карта, и бэклог имеют тайминг ― время, отведенное на выполнение той или иной задачи.

• Понимание. Они позволяют понять, в каком направлении стоит двигаться команде, чтобы добиться поставленных перед ней целей.

• Динамика. Оба инструмента не статичны. И дорожная карта, и бэклог могут трансформироваться на основе получаемых данных (реакции на продукт, изменений сроков и этапов работы и т.д.)

Различия карты проекта и бэклога

• Главная цель. Задача дорожной карты ― сформировать понятие о продукте/услуге, подходах и этапах его создания / совершенствования. У бэклога задача ― трансформировать этапы из карты в конкретные задачи для сотрудников.

• Главный фокус. Дорожная карта отвечает на вопрос «Зачем» бизнесу этот продукт, что он даст. Фокус бэклога ― «Когда, как и кем» будут реализованы этапы дорожной карты.

• Порядок и приоритет. Карта проекта показывает порядок проведения основных этапов. Бэклог разбивает эти этапы на конкретные задачи и приоритеты. Один сотрудник может отвечать за разные этапы в создании продукта. И именно бэклог даст понимание, что является приоритетным.

• План Б. Карта проекта может включать в себя возможные варианты достижения целей. Что команда сделает, если, например, не сработает какой-либо этап вовремя или подход в продвижении. Бэклог отображает задачи здесь и сейчас. План Б появится в бэклоге только тогда, когда план А не сработает.

Например. В дорожной карте по запуску сайта «Создание мобильной версии сайта» будет значиться как один из этапов с конечным сроком реализации. В бэклоге этот этап будет разбит на разные задачи, для каждой из которых будет указан исполнитель, приоритет, срок сдачи и, конечно же, техническое задание. Могут быть и другие параметры, но это основные.

МОЙ ОПЫТ. Я смотрю все дорожные карты, которые создаются. Потому что дорожная карта проекта, как и дорожная карта бизнеса ― ответственность руководителя. Я должен видеть, что моя команда поймет задачи, которые перед ней стоят, что в карте проработаны все этапы для реализации этих задач. Если я пропущу плохую дорожную карту, то вся ответственность за провал этого проекта будет только на мне. Поэтому я все тщательно проверяю и обсуждаю с руководителями направлений. Смотрю ли я бэклоги? Иногда. Во-первых, руководитель должен понимать, кто и над чем работает в его компании, какие сферы ответственности у сотрудников. Даже если сотрудников много. Во-вторых, бэклог ― это отражение компетентности руководителя отдела и проджект-менеджера. Он показывает, насколько грамотно они распределяют задачи, выставляют тайминг и приоритеты.  Ведь если сотрудник систематически не справляется с поставленными задачами, вынужден задерживаться после окончания рабочего времени, то или сотрудник недостаточно компетентен для этих задач, или руководитель неправильно распределил их, перезагрузив таким образом человека.

Методы разработки дорожных карт

Существует несколько методов представления этапов реализации проекта, которые используются в дорожных картах. Стоит помнить, что просто план ― это не дорожная карта. А что входит в нее, я рассмотрю позже. А пока давайте проанализируем плюсы и минусы методов планирования этапов проекта.

• Waterfall ― каскадная модель реализации дорожной карты. Плюсы ― четкая последовательность, простая структура, удобное бюджетирование и четкая отчетность. Минусы ― отсутствие гибкости, этапы идут точно один за другим (без возможности параллельной реализации).

• Sashimi ― прокаченный Waterfall. Также с каскадной структурой, но гибким таймингом. Плюсы ― этапы совпадают по времени, то есть не нужно ждать окончания одного этапа, чтобы начать другой. Структурированность и четкая последовательность. Минусы ― низкий уровень гибкости.

• Agile — основа популярных методов управления Lean и Scrum. Плюсы ― гибкая модель, постоянное взаимодействие внутри команды и между командами, что позволяет вовремя реагировать на изменения и вносить их в карту и план. Минусы ― гибкость не позволяет сразу сделать финальное бюджетирование, сотрудники должны обладать высокой организованностью и опытом.

Lean и Scrum: популярные методы организации проекта

И раз я упомянул Lean и Scrum, давайте немного рассмотрим эти методики.

Lean и Scrum ― популярные методы управления проектами, которые разработаны для того, чтобы повысить коэффициент успешности компании. Они отличаются гибкой структурой и высокой вовлеченностью всех участников команды в творческий процесс.

Scrum. Это метод, когда вы делите проект на спринты, которые длятся 1-4 недели. Сотрудники объединяются в несколько команд, которые и участвуют в этих спринтах. Суть этой системы ― повтор этапов для того, чтобы добиться максимального результата. Фишка метода ― работа с реальной целевой аудиторией. Преимущество ― создание продукта, который действительно будет востребован на рынке.

Lean. Имеет другой подход. Главная задача этой методики ― совершенствование и оптимизация процессов. Фишка метода ― повысить ценность продукта или услуги для клиентов.  Например, подобный результат принесет внедрение бесплатной доставки. Другая задача ― оценка процессов в командах для их оптимизации.

МОЙ ОПЫТ. Scrum мы использовали для разработки одного из программных продуктов. Был создан специальный чат, в котором тест-группа, состоящая из наших клиентов, тестировала продукт и давала обратную связь его разработчикам. Систему Lean применяем для усиления лояльности к бренду. Другими словами ― эти два метода дополняют друг друга, так как решают разные задачи.

Что включать в дорожную карту проекта: важные элементы

Мы уже определили, что дорожная карта проекта ― это вектор движения, а не просто план: что за чем идет. Так каковы же обязательные элементы карты. Рассмотрим на примере карты продукта/услуги:

• Цели проекта. Цели измеримые, выраженные в цифрах. В противном случае вы просто не сможете оценить результат. Вариант, а давайте запустим бесплатную доставку, чтобы повысить лояльность ― неправильный подход. Как вы будете измерять эту лояльность без конкретных цифр. Это может быть частота обращений постоянных клиентов, повышение чека (если доставка от определенной суммы), увеличение числа новых клиентов, пришедших по конкретной рекламной кампании. К тому же цифры карты станут фундаментом для целей отделов и для KPI сотрудников.

• Стратегия реализации цели. То есть каким образом вы будете достигать поставленной цели: что использовать, какие РК запускать, какие инструменты применять и какие отделы будут задействованы.

• Этапы создания и реализации. Тут, как мы уже выяснили ранее, нужно указывать именно этапы: разработка, создание приложения, тест приложения, запуск и т.д. Именно эту часть чаще всего вы можете встретить в интернете в качестве примера дорожной карты.

• Сроки. Контрольные точки, когда этот этап должен быть завершен.

• Способы отчетности. Важно понимать, каким образом и когда будут поступать отчеты для отслеживания графика проекта и мониторинга бюджетов. Достаточно просто указать, что это будет происходить, например, раз в день, и прописать, какие данные вы ожидаете увидеть в отчете.

• Риски.Это описание возможных трудностей, которые могут возникнуть на пути реализации проекта, и варианты их разрешения. Очень важная часть карты, так как она позволяет без паники и хаоса быстро перейти от плана А к плану Б.

МОЙ ОПЫТ. Дорожная карта ― понятие субъективное. Это вполне нормальное явление, когда ее формат отличается в разных компаниях. К тому же в разных компаниях могут использоваться разные программы для ее составления. Поэтому для проджект-менеджеров желательно создать структуру-шаблон дорожной карты проекта (в зависимости от целей), какова принята в вашей компании. Так вы сократите время для проджекта, которому придется переделывать карту, если его представление об этом инструменте и ваше отличаются.

Распространенные ошибки создания дорожной карты проекта

Создание дорожной карты ― трудоемкий процесс. На это уходит больше, чем один день, так как нужно все продумать и просчитать. Нужно понимать загрузку команды, технической базы, все со всеми согласовать.  Но если уже на этапе создания допустить ошибки, то проект может так и остаться на бумаге или, что еще хуже, выйти в рынок, но не достигнуть поставленной цели.

1. Излишняя детализация. Задача карты ― задать вектор. Не стоит детализировать этапы, прописывать подэтапы (если нет такого требования). Преимущество дорожной карты ― простота и наглядность. А лишние детали лишь засоряют восприятие и отвлекают. Поверьте, руководителю не очень нравится, когда незначительные детали перегружают карту. Я хочу видеть суть. И прошу ее мне показать. Но это мое видение. Ваше может быть другим.

2. Отсутствие четких целей. Цель должна быть конкретной. И руководитель компании, и партнеры, и все сотрудники должны понимать, на какую цель они будут направлять свои усилия. Вопрос цели также очень интересный. Например. Вы запускаете вебинар. Какая будет для него цель? Кто-то скажет ― собрать аудиторию. Кто-то ― чтобы продать курсы. И те и другие будут правы. Первая цель ― работа с брендом. Мы делаем вебинар, чтобы усилить лояльность, создать и повысить репутацию и экспертность. Достижением цели будет и количество регистраций, и количество участников на вебинаре. Если мы говорим о продаже курсов ― целью будет процент конверсии из слушателя в покупатели, а если речь идет о продаже разных курсов, то сумма продаж.

Я прошу, чтобы прописывали все цели под каждый проект, потому что так будет более понятно, какие задачи ставить и какие стратегии применять.

3. Нереальная цель. В погоне за красивыми цифрами можно перегнуть с целью. Перед постановкой цели проанализируйте факторы и инструменты, которые помогут ее достичь. А также потребности целевой аудитории в вашем продукте. Повышайте цели постепенно, а не рывками. Помните, что цель конвертируется в KPI сотрудника. И если вы поставите нереальные цели ради своих амбиций, это отразится на денежном вознаграждении ваших коллег. И не исключено, что хорошие специалисты могут просто уйти из компании.

4. Фокус на решениях. Что это означает? Это означает пропуск этапа анализа клиента и продукта. Вы сосредоточены на преимуществах и целях, но без проработки проблем, которые решает ваш продукт, вы не сможете правильно его позиционировать.

5. Восприятие карты как статического инструмента. Неправильный подход: «мы создали карту ― и ничего менять больше не нужно». Все течет, все меняется. Античный афоризм очень подходит и к дорожной карте проекта. Могут сдвинуться сроки. Могут поменяться цели (увеличиться или уменьшиться). Могут измениться инструменты (могут заблокировать рекламный кабинет Facebook). И эти изменения должны найти отражение в вашей карте проекта. Конечно, вы не сможете прописать все независящие от вас обстоятельства заранее, но по мере их появления вы просто обязаны корректировать свою карту.

6. Контрольные точки. Очень важно получать от команды обратную связь. Как это делать ― решать вам. Но без этого сложно контролировать весь процесс. Я сейчас говорю о контрольных точках для дорожной карты, без привязки к бэклогу.

МОЙ ОПЫТ. Я как руководитель должен постоянно держать под контролем реализацию проекта. Поэтому у меня есть определенное требование к ответственным лицам. В пятницу я смотрю отчеты за прошедшую неделю и планы на следующую. Так я уверен, что я и моя команда сможем откорректировать карту проекта, если возникнут форс-мажорные обстоятельства.

Сервисы для разработки дорожных карт проекта

Нет ограничений, что использовать. Что удобно для конкретного человека, что дает лучшую наглядность руководителю и команде, что позволяет оптимизировать все процессы ― то и есть лучший инструмент.

Можно использовать программы Microsoft Office, Mindomo, Mindmanager. А можно специальные программы для создания дорожных карт проекта.

МОЙ ОПЫТ. Так сложилось, что я чаще всего используют Mindomo, Mindmanager. Для создания интеллектуальных карт это очень хороший инструмент. А распределение задач и контроль идет через Worksection. Тут удобно расписывать этапы проекта, мониторить затраченное время, отслеживать выполнение, оставлять комментарии, выставлять приоритеты и т.д. Я доволен этими инструментами и пока не собираюсь менять.

Существуют специальные сервисы для создания карт. Среди них Roadmap Planner, Roadmunk, ProductPlan, Aha!. Они платные, но есть и бесплатные пробные периоды, в течение которых вы можете оценить возможности того или иного сервиса. В сервисах много шаблонов ― под разные карты. Есть варианты подключения к картам пользователей для просмотра, есть функции комментирования, прописывания целей, выставления KPI. Одним словом ― то, что требуется для работы команды над проектом.

Дорожная карта проекта ― важный инструмент организации рабочего процесса в компании. Она помогает упорядочить задачи, контролировать процессы. Но самая важная ее функция, на мой взгляд, ― она позволяет команде получить полное представление о том, что она (команда) делает, зачем и каким образом. Дорожная карта проекта синхронизирует деятельность разных отделов. Ведь команда, которая работает без карты, ― не видит всей картины, поэтому может допускать ошибки.

Используйте карты проекта, не прячьте их от команды, а наоборот ― обсуждайте и совершенствуйте. Если вы ни разу не использовали этот инструмент ― обязательно попробуйте. Создайте карту ― оптимизируйте свою работу над проектом. И если сразу вам покажется это глупой тратой времени ― мол, лучше просто раздать задачи и проконтролировать результат, со временем вы ощутите все преимущества данного инструмента.

Ваша корзина